การที่ไม่สามารถตามตัว หรือไม่รู้ว่าใครเป็นคนสร้าง Account Google Analytics ที่เราใช้งานอยู่นั้น เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นกับผู้ใช้งานบางส่วนในปัจจุบัน และถือว่าเป็นปัญหาใหญ่มากเนื่องจากทำให้เราไม่สามารถจัดการสิทธ์ผู้ใช้งานหรือแก้ไขการตั้งค่าต่างๆ ได้ ปัญหานี้เป็นปัญหาที่มีคนถามเข้ามาบ่อยพอสมควร และส่วนใหญ่ผมก็มักจะต้องตอบแบบสร้างความผิดหวังให้กับผู้ถามเสมอ ก็ถือเป็นเรื่องที่น่าเศร้าเวลามีคำถามลักษณะนี้เข้ามาเพราะหลายกรณีก็ไม่รู้จะช่วยได้อย่างไร แต่ก่อนที่พูดถึงแนวทางการป้องกันรวมไปถึงการแก้ไขเบื้องต้นนั้น อยากจะให้ทำความเข้าใจกับระดับของสิทธ์ต่างๆ บน Google Analytics Account กันเสียก่อน เพราะเรื่องนี้ถือเป็นเรื่องพื้นฐานที่ทุกคนควรจะต้องเข้าใจโดยเฉพาะกับยูสเซอร์ที่มีสิทธ์ระดับ Mangage User
Permission บน Analytics มีทั้งหมด 4 level ซึ่งมีความแตกต่างกันดังนี้
- Manage User : สิทธ์ที่ระดับนี้สามารถเพิ่มและลบผู้ใช้งานรวมไปถึงการให้สิทธ์ในระดับต่างๆ ได้
- Edit : สิทธ์ระดับนี้สามารถปรับแก้เซ็ตอัพค่าต่างๆ เช่น การลบ การแก้ไข account property view ได้ รวมไปถึงการสร้าง View filter และ การเซ็ตอัพ Goals เป็นต้น
- Collaborate : สามารถเรียกดู อ่านวิเคราะห์รีพอร์ท สร้างและแชร์ Personal Asset ต่างๆ เช่น Segment หรือ Dashboard เป็นต้น ความพิเศษของ Collaborate คือสามารถที่จะแก้ไข Shared Assets ต่างๆ ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่สนับสนุนการทำงานแบบทีมได้ดี
- Read & Analyze : สิทธ์ต่างๆ เกือบจะเหมือนกับระดับ Collaborate เพียงแต่ว่าไม่สามารถแก้ไข Shared Assets ได้ สิทธ์ที่ระดับนี้จึงเหมาะกับยูสเซอร์ที่เป็นผู้อ่านรีพอร์ทอย่างเดียวเท่านั้น
สำหรับ Account Analytics ที่เพิ่งจะสร้างขึ้นใหม่นั้น ผู้สร้างคนแรกจะได้สิทธ์ครบทั้งหมด 4 สิทธ์ตามที่ได้อธิบายไปด้านบน (ดูภาพประกอบ) ซึ่งจะมีอยู่ 3 สิทธ์ที่ถูก disable ไม่ให้แก้ไขได้คือ Manage Users, Collaborate และ Read & Analyze และก็ไม่มีใครสามารถลบสิทธ์นี้ออกไปได้จนกว่า User คนแรกนี้จะให้สิทธ์ Manage User กับอีกคนหนึ่ง
ตรงนี้แหละครับ ที่มักจะเกิดปัญหาตามมา เนื่องจากคนแรกที่สร้างมักจะเป็นพนักงานฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง เช่น Marketing หรือ IT แล้วพอลาออกไป โดยไม่ได้ให้สิทธ์ระดับ Manage Users กับใครไว้ อีเมล์ที่ใช้สมัครก็หายไปกับคนที่ลาออกด้วย ปัญหาคือถ้า User ทั้งหมดที่เหลือได้แต่สิทธ์ Collaborate หรือ Read & Analyze ก็จะไม่เหลือใครที่จะเข้าไปทำงาน เซ็ตอัพค่าต่างๆ ได้อีกต่อไป จบข่าว!
แนวทางการแก้ไขปัญหาลักษณะนี้แบ่งออกเป็นกรณีดังต่อไปนี้
กรณีที่ 1 : Agency เป็นคนสร้าง Analytics Account ให้
Agency เป็นคนสร้าง Account Google Analytics ให้ กรณีนี้แก้ไขไม่ยากเนื่องจากยังสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกับ Agency ได้อยู่ วิธีการแก้ไขคือให้ทาง Agency เพิ่มเราเข้าไปเป็นสิทธ์ Admin ทั้ง 4 level ที่ระดับ Account พอเรามีสิทธ์ทั้ง Manage Users และ Edit แล้ว จะทำให้เรามีสิทธ์ในการ Move Property นั้นมาเป็นของเรา อ่านเพิ่มเติม ย้าย Google Analytics Property ไป Account ใหม่ ง่ายนิดเดียว หลังจากนั้นก็ให้ทำการย้าย Property นั้นมาอยู่ภายใต้ Analytics Account ของเราแล้วค่อยกำหนด Permission กลับไปให้ Agency อีกรอบหนึ่งใน level ที่คิดว่าเหมาะสมเท่านั้นเป็นอันเสร็จเรียบร้อย
กรณีที่ 2 : พนักงานในบริษัทเป็นคนสร้างแต่ลาออกไปแล้ว
เคสนี้เป็นกรณีที่ค่อนข้างจะแก้ไขได้ลำบาก อย่างที่บอกว่าถ้าพนักงานคนนั้นไม่ได้ให้สิทธ์ใครในการ Manage Users เลย ก็ไม่สามารถทำอะไรต่อไปได้ นอกเสียจากว่าตามตัวให้พบและขอให้เพิ่มเราเข้าไปใน Account และทำแบบเดียวกับในกรณีที่ 1 แต่ถ้าตามตัวไม่ได้แล้ว เบื้องต้นแนะนำให้ตรวจสอบกับคนภายในบริษัททุกคนก่อนว่าใครมีสิทธ์เข้าใช้งานได้ และมีใครมีสิทธ์ถึงระดับ Manage Users หรือไม่ ถ้าพบก็ถือว่าโชคดีครับ แต่ถ้าไม่พบจริงๆ แล้ว วิธีการสุดท้ายที่ทำได้คือ ติดต่อโดยตรงกับทีม Support ของ Google เท่านั้นครับ สำหรับใครที่ใช้ Google Analytics 36o สามารถติดต่อ Google Analytics Support Center ได้ที่ลิงค์นี้ ส่วนคนที่ยังใช้ Free Account อยู่ตอนนี้ยังไม่มีช่องทางให้ติดต่อ T T
ความจริงแล้วเรื่องการสร้าง Account นั้นถ้าไม่อยากให้เกิดปัญหาต่างๆ ที่กล่าวมานี้ แนะนำให้กำหนด Email กลางที่ไม่ผูกติดกับ User คนใดคนหนึ่ง ถ้า User คนนั้นไม่อยู่แล้วก็ให้คนใหม่ที่ดูแลแทนเปลี่ยน Password ใหม่ก็จะเป็นวิธีการที่เหมาะสมที่สุด ถ้าใครกำลังพบปัญหาแบบนี้สุดท้ายแล้วถ้าทำอะไรไม่ได้เลย วิธีการที่ง่ายแต่น่าเศร้าที่สุดคือการสร้าง Account และ Property ใหม่ขึ้นมาแทน
Happy Analytics
สนใจคอร์สเรียน Google Analytics อ่านรายละเอียด